Ilmoittautumisten tarkastaminen ja muokkaaminen

Kiitos hienosta työstä, jonka te lippukunnat olette tehneet sen hyväksi, että tulevana kesänä pääsemme suurimmalle ja kansainvälisimmälle Finnjamboreelle ikinä! Tältä sivulta löytyy vastauksia tavallisimpiin kysymyksiin liittyen Roihu-ilmoittautumisten tarkistamiseen.

Laitattehan sähköpostia kaikista huomaamistanne virheistä ilmoittautumisissanne osoitteeseen info@roihu2016.fi!

Lippukuntien ilmoittautumiset

Mistä lippukunta näkee listan Roihulle ilmoittautuneista?

Lippukunnan Roihu-yhteyshenkilö, lippukunnanjohtaja ja jäsenrekisterinhoitaja näkevät listan Kuksasta. Välilehdellä "Tapahtumat" on välilehti "Ilmoittautumiskooste", jossa lista Roihulle ilmoittautuneista on.

Mitä tarkoittaa, jos ilmoittautunut henkilö ei näy lippukunnan Roihu-ilmoittautumislistalla?

1. Olisiko mahdollista, että alaikäisen huoltaja onkin epähuomiossa ilmoittanut itsensä leirille huollettavansa sijasta? Projektitoimisto hoitaa tällaiset tilanteet muuttamalla ilmoittautumisen oikein. Jos lippukunnassa epäillään tätä tilannetta, sieltä voidaan ottaa suoraan yhteyttä projektitoimistolle osoitteeseen info@roihu2016.fi.

2. Joissakin harvoissa tapauksissa voi olla niin, että viimeisen ilmoittautumispäivän ruuhkan (24.1. klo 19.00-22.00) aikana osa ilmoittautumisista jäi bittiviidakkoon. Jos ilmoittautumisesi yhteydessä tapahtui virheitä, ilmoita niistä projektitoimistolle osoitteeseen info@roihu2016.fi. Projektitoimisto ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä niihin henkilöihin, joiden ilmoittautumisissa se huomaa puutteita.

"Leirilippukuntailmoittautumiset" Kuksassa

Mistä leirilippukunnan johtajisto näkee tiedot omasta leirilippukunnastaan ja mitä sen kannattaa tarkistaa? Mitä muuta siellä voi tehdä?

Jokaisella leirilippukunnalla tulee olla kaksi leirilippukunnanjohtajaa ja kolme leiriluotsia, yksi kullekin ikäkaudelle. Johtajistot on ilmoitettu Kuksaan jo leirilippukuntailmoittautumisissa syksyllä. Jos leirilippukuntanne johtajisto on vielä merkkaamatta, voi minkä tahansa leirilippukuntaan kuuluvan lippukunnan Roihu-yhteyshenkilö tehdä tarvittavat muutokset. Älkää luoko uutta leirilippukuntailmoittautumista, vaan päivittäkää jo olemassaolevaan ilmoittautumiseen.

Jokaiselle LLPK:n johtajiston jäsenelle on Kuksassa lähtenyt pestin hyväksymispyyntö sen jälkeen, kun henkilön Roihu-ilmoittautuminen on tehty. Jos tämä henkilö on hyväksynyt pestin, on hänellä pääsy tarkastelemaan leirilippukunnan tietoja. Pestin hyväksymispyyntö tulee automaattisesti, kun Roihulle jo ilmoittautunut henkilö lisätään Kuksassa johonkin leirilippukunnan pestiin. Kaikilla leirilippukunnan johtajistoon kuuluvilla henkilöillä on siis mahdollisuus nähdä leirilippukunnan tiedot, kunhan pesti on hyväksytty Kuksassa.

Leirilippukunnan johtajistoon kuuluva henkilö näkee leirilippukunnan tiedot kirjautumalla Kuksaan ja etsimällä Tapahtumat-välilehdeltä Roihu 2016 -tapahtuman (muista valita lisäksi "Hae myös suurtapahtumat"). Klikkaamalla Roihu 2016 -tapahtumalinkkiä avautuu automaattisesti Lippukuntailmoittautumiset -välilehti. (Jos olet myös lippukunnan Roihu-yhteyshenkilö, näet myös Lippukuntailmoittautuminen -välilehden)

Näkymästä kaikki pestin hyväksyneet leirilippukunnan johtajistoon kuuluvat henkilöt näkevät oman leirilippukuntansa tiedot, jos lippukuntailmoittautuminen on tehty ja lippukunta kuuluu vain yhteen leirilippukuntaan. Epäselvien tapausten selvitys on käynnissä ja leirilippukunnan tiedot tulevat näkyviin, kun kunkin lippukunnan lopullinen leirilippukunta on selvinnyt. 

Leirilippukuntien johtajistot näkevät:

  • Alaleirin nimen, johon leirilippukunta kuuluu
  • Helmikuun aikana kylänsä nimen
  • Listan johtajistoon kuuluvista henkilöistä ja pestinimikkeistä
  • Leirilippukunnan koon
  • Johtajistolle suunnatut lisäkysymykset
  • Leiriläisten tiedot
  • Lippukuntien jäsenet, jotka ovat Roihulla mutta majoittuvat muualla
  • Helmikuun aikana myös ei-partiolaiset ja kv-vieraat, jotka majoittuvat leirilippukunnassa

Kuksan kautta on mahdollista myös lähettää sähköpostia leirilippukuntaan tavalla tai toisella linkittyville henkilöille.

Vasemmassa yläkulmassa Jäsenet -välilehdellä (nimien yläpuolella) löytyy linkki "Kaikki tiedot". Sieltä johtajisto voi tehdä itselleen erilaisia raportteja ilmoittautumislomakkeella kysytyistä tiedoista (poislukien terveystiedot ja mahdolliset stipendiin liittyvät tiedot). Valitut tiedot tulevat näkyviin alapuolelle. Täältä löytyy muun muassa tieto siitä, kuka ilmoittautumisen teki.

Huom! Jos leirilippukuntaan kuuluu henkilöitä lippukunnista, joista ei ole yhtään johtajiston jäsentä, ottakaa heille Exceliin tämän lippukunnan ilmoittautumistiedot ja antakaa ne kyseisen lippukunnan lippukunnanjohtajalle, jäsenrekisterinhoitajalle tai Roihu -yhteyshenkilölle tarkistettavaksi. Excel- ja tulostusmahdollisuus on tarkoitettu muutoin vain teidän omaan käyttöön. Tietoja ei saa levitellä muille tai säilyttää esim. Google Drivessa! Tietoja voi hyvin selata Kuksan näytöllä.

Ilmoittautumisen muokkaaminen

Miten ilmoittautumistietoja muokataan?

PartioID:llä Kuksaan kirjautuvat, sekä partiolaiset että alaikäisten partiolaisten huoltajat, voivat muuttaa ilmoittautumistietoja Kuksassa. Jotta alaikäisen huollettavan tietoja voi muokata, pitää huollettavan olla linkitettynä huoltajaansa. Tämän voi tehdä lippukunnan jäsenrekisterinhoitaja. "Tapahtumat"-välilehdeltä löytyy Roihu-ilmoittautuminen ja sen perästä linkkiteksti "Muokkaa".

Roihulle ilmoittautuneiden ei-partiolaisten tulee mennä tähän osoitteeseen ja valita kohta ”Jos et ole partiolainen ja haluat muokata aikaisempaa ilmoittautumistasi, klikkaa tästä.” Klikkaamalla linkkiä voit antaa ilmoittautumisvahvistuksen mukana tulleen ilmoittautumistunnuksen, jonka avulla pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan ilmoittautumista. Jos perheessä on useampia Roihulle tulevia ei-partiolaisia, jokaisella tulee olla oma ilmoittautumistunnus. Myös partiolaiset, joiden ei-partiolaiset lapset ovat tulossa leirille, käyttävät tätä linkkiä lasten ilmoittautumisten tarkasteluun.

Jos ilmoittautumisvahvistusta ei ole tullut, siinä ei ollut ilmoittautumistunnusta tai on hukannut saamansa tunnuksen, voi yllä olevan linkin kautta aukeavalla sivulla syöttää alempaan kenttään sähköpostiosoitteen, jota käytti ilmoittautumisen yhteydessä, jolloin ilmoittautumistunnus tulee sähköpostiin. Kun huoltaja antaa oman sähköpostiosoitteensa, lähettää Kuksa kaikkien niiden ilmoittautumisten, joissa on sama huoltaja, ilmoittautumistunnukset kerralla.

Mitä jos perunut haluaakin leirille?

Jos peruuttanut henkilö tulee toisiin aatoksiin ja haluaakin leirille, tulee siitä ilmoittaa projektitoimistolle (info@roihu2016.fi). Projektitoimisto voi muuttaa osallistumisen taas aktiiviseksi.

Mitä tehdä alaikäisten lasten omille tai jonkun muun kuin huoltajan tekemille ilmoittautumisille?

Jos alaikäinen on ilmoittautunut itse, voi huoltaja korjata ilmoittautumisen Kuksassa.

  • Huoltaja kirjautuu Kuksaan ja menee huollettavansa profiilisivulle (löytyy vasemmasta sivupalkista). 
  • Tämän jälkeen tulee mennä "Tapahtumat"-välilehdelle ja valita Roihu-ilmoittautumisen perästä ”Muokkaa”.
  • Ilmoittautumiskaavakkeessa "Ilmoittaja"-kohtaan voi valita huoltajan nimen alasvetovalikosta.
  • Lomake pitää tämän jälkeen vielä tallentaa.

Tämän onnistuminen vaatii sen, että huoltajalla on tunnukset Kuksaan ja hänet on linkitetty huollettavaansa lippukunnan jäsenrekisterinhoitajan toimesta. Alaikäisen huoltaja voi myös kuitata sähköpostitse (info@roihu2016.fi) toimistolle, että alaikäisellä on lupa osallistua leirille, jos muuttaminen Kuksassa ei onnistu.

Ilmoittautumisdataa käsitellään lähiviikkoina aktiivisesti ja jossakin vaiheessa käsittelyyn otetaan alaikäiset ilmoittautuneet. Näiden henkilöiden huoltajiin ollaan yhteydessä eikä tämä vaadi lippukunnalta toimenpiteitä (paitsi jos huoltajalta puuttuu huoltajatunnus).

Keitä kesätyöturva koskee?

Kesätyöturva koskee työsuhteessa ja varusmies- tai siviilipalveluksessa olevia sekä heidän perheleirille ilmoittautuneita perheitään. Jos lomaa ei saakaan leirin ajaksi, leiriosallistumisen voi perua tai sen kestoa muuttaa työnantajan todistuksella 1.4 -31.5. välisenä aikana.Tällöin osallistumisensa peruuttavan tulee itse ottaa yhteyttä toimistoon info@roihu2016.fi. Samalla henkilö voi peruuttaa myös perheensä osallistumisen.

Muuta

Miksi kaikki eivät ole saaneet ilmoittautumisvahvistusta?

Henkilön ilmoittautuessa ilmoittautumisvahvistus lähetetään ilmoittautujan sähköpostiin. Alaikäisillä ilmoittautumisvahvistus lähtee sekä alaikäiselle että huoltajalle, jos sähköpostiosoite on annettu. Osa ei ole saanut ilmoittautumisvahvistusta johtuen esimerkiksi virheellisestä sähköpostista tai alaikäisen partiolaisen ilmoittautumisesta itse ei-partiolaisena.

Tuleeko lippukuntiin jossain vaiheessa tarkastuslista, josta voi varmistaa, että kaikki leiriläiset ovat ilmoittautuneet oikeisiin ikäkausiohjelmiin?

Kyllä, katso tarkemmat tiedot leirilippukunnan johtajiston ohjeiden alta.

Miten lippukunnan tulee ilmoittaa omat tukisummansa tai stipendinsä osallistujille?

Jos lippukunta haluaa tukea kaikkia lippukuntansa Roihulle osallistuvia jäseniä samalla summalla, lippukunnan Roihu-yhteyshenkilö voi merkata tämän summan Kuksaan. Summa merkitään jo olemassaolevaan lippukuntailmoittautumiseen. Tarkempia ohjeita löydätte täältä.

Jos lippukunta on myöntänyt joillekin jäsenilleen yksilöllisen stipendin, voi erilliset stipendisummat syöttää "Raportit"-välilehdeltä. Välilehdeltä löytyy kohta "Stipendiraportti" ja täältä alasvetovalikosta tulee valita "Roihu 2016". Tämän jälkeen aukeaa näkymä, jossa pääsee syöttämään yksilölliset stipendisummat kullekin osallistujalle. Oikeudet tähän on Roihu-yhteyshenkilön lisäksi jäsenrekisterinhoitajalla, lippukunnanjohtajalla, sihteerillä ja taloudenhoitajalla.


Lisää ilmoittautumisiin liittyviä vastauksia osallistujille suunnatulla sivulla.